アシスタントとしてのプロフェッショナリズムとは？

2016.03.11
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アシスタントのプロフェッショナリズムとは?

これを機に、改めて考えてみました。

私は、「正確さ」「早さ（≠速さ）」「感じの良さ」「先回り、気配り、配慮」の4つではないかと思います。

1.　正確さ

当たり前のように思えるかもしれませんが、正確さは最も重要です。
面接日時、場所が正しいことはもちろんですが、例えば、

応募とは別のポジションで通過連絡が来た → 希望ポジションはお見送りなのか。
希望日程ではない日時で企業から日時指定があった → 希望日での調整は難しいのか。

上記のように、確定といえない要素がある場合、確かな情報をつかむようにしています。

2.　早さ（≠速さ）

「≠速さ」としたのには理由があります。
それは採用、選考プロセスにおいて、「タイミングは命」だからです。例えば、

複数社の選考が進んでいる状況で新たに書類選考が通過した場合、
面接詳細を確認するよりもまず、選考通過の旨を伝えて日程の確保に動く。
複数社同時に調整を進めるとき、候補日程を幅広く提示してもらい、
こちらで日程を振り分けて各社との調整を進める。

など、最適な”タイミング”を意図してつくれるようにしています。

3.　感じの良さ

「感じの良さ」によって、得られる情報に違いが出ると思うのです。感じの悪い人に話をしようとは思わないですよね。

つまりアシスタントの私に、どれだけ「心を開いて」話してくれるかに関わってきます。それにより、コンサルタントはもちろん、採用企業やキャンディデートに対しても有効な情報を伝えることができます。単に選考状況の話に限らず、転職活動における本音や優先順位、志望度合い、辞退しようと思っているといった心の内も、お話いただけることがあります。

4.　先回り、気配り、配慮

感じの良さにも通じることだと思いますが、一人ひとり、1社1社の状況を正しく理解して、寄り添い対応することで、キャンディデートや採用企業の担当者と信頼関係が築けて、コンサルタントが不在のときには、私宛てにご連絡いただけることもあります。

具体例として、前回のブログ「プロ同士が組むということ」の問いに私が答えるとしたら、、、

B社との面接で、Aさんから来た希望日程は下記でした。

3/1（月）15時〜
3/3（火）15時〜
3/4（木）15時〜

※ 3/3は火曜日ではなく水曜日。

Aさんに対して
「3/3（火）」は、日にちと曜日どちらを優先するか？
「15時～」は15時以降でも調整可能か？を確認。

B社に対して
3/1（月）15時開始、3/4(木)15時開始で調整を依頼。

を同時に対応します。

同時に? と思われる方もいるかもしれないですが、「同時に」です。

Aさんから来た日程で、「日にちを優先した場合」と「曜日を優先した場合」で重なる日程であれば、 Aさんは確実に面接に行くことができるからです。そして、並行してAさんに確認を取ることで、B社が調整できなかった場合に備えることができます。

上記の事例を、今回紹介している4つの観点でまとめると以下のようになると思います。

1. 正確さ	2つの日程であれば正確な日時を伝えているので、確定することができます。
2. 早さ（≠ 速さ）	Aさんに確認してからB社に伝えるよりも、間違えのない2つの日程を、「早く」送ることが両者のメリットになります。
3. 感じの良さ	Aさんから来た日程は日にちと曜日がずれていましたが、どちらを優先して進めることを望んでいるか、伺うことが大切だと思っています。
4. 先回り、気配り、配慮	この対応そのものですかね、、、

1. 正確さ

2つの日程であれば正確な日時を伝えているので、確定することができます。

2. 早さ（≠ 速さ）

Aさんに確認してからB社に伝えるよりも、間違えのない2つの日程を、
「早く」送ることが両者のメリットになります。

3. 感じの良さ

Aさんから来た日程は日にちと曜日がずれていましたが、どちらを優先して
進めることを望んでいるか、伺うことが大切だと思っています。

4. 先回り、気配り、配慮

この対応そのものですかね、、、

双方が気持ちよく、意欲の高い状態で面接当日を迎えられればと。そのために、1～4を意識して、誠実に向き合って仕事を進める、よいご縁を紡ぎ、結果としてチームの成果にも繋がればよいな、と日々思っています。